Avis de confidentialité pour les employés

Table des matières

1. Introduction
2. Contrôleur des données, délégué à la protection des données et représentant
3. Informations que nous collecterons
4. Utilisation des informations personnelles
5. Partage des données
6. Transferts de données transfrontaliers
7. Sécurité des données
8. Conservation des données
9. Droits d'accès, de rectification, d'effacement et d'opposition
10. Modifications du présent avis de confidentialité
11. Nous contacter

1. Introduction

Sharethrough s'engage à protéger la confidentialité et la sécurité de vos informations personnelles. Le présent avis de confidentialité des employés (l'«Avis de confidentialité») décrit la manière dont Sharethrough et ses filiales, sociétés affiliées et entités apparentées (collectivement, «Sharethrough», «nous» ou «notre») recueillent et traitent les informations personnelles vous concernant au cours du processus de candidature et de recrutement, et vous concernant pendant et après votre emploi. Le présent avis de confidentialité s'applique aux employés situés au Royaume-Uni (« UK »), en Europe et aux États-Unis, y compris ceux de Californie, conformément à la loi californienne de 2018 sur la protection de la vie privée des consommateurs («CCPA»). 

Le présent Avis de confidentialité décrit les catégories d'informations personnelles que nous recueillons, la manière dont nous utilisons vos informations personnelles, la manière dont nous sécurisons vos informations personnelles, les cas où nous pouvons divulguer vos informations personnelles à des tiers et les cas où nous pouvons transférer vos informations personnelles en dehors de votre juridiction d'origine. Cet Avis de confidentialité décrit également vos droits concernant les informations personnelles que nous détenons à votre sujet, y compris la manière dont vous pouvez accéder, corriger et demander l'effacement de vos informations personnelles.

Nous ne traiterons vos informations personnelles que conformément au présent Avis de confidentialité, à moins que la loi applicable ne l'exige. Nous prenons des mesures pour nous assurer que les informations personnelles que nous recueillons à votre sujet sont adéquates, pertinentes, non excessives et traitées à des fins limitées.

2. Contrôleur des données, délégué à la protection des données et représentant

Sharethrough et ses filiales, sociétés affiliées et entités liées sont les contrôleurs conjoints des informations personnelles que nous détenons à votre sujet avant, pendant ou après votre emploi. Sharethrough a désigné un délégué à la protection des données (DPD) et un représentant dans l'Union européenne.

Sharethrough, son délégué à la protection des données et son représentant peuvent chacun être contactés de la manière indiquée ci-dessous dans la section " Informations de contact " du présent avis de confidentialité.

3. Informations que nous collecterons

Dans le cadre de votre rôle d'employé ou d'employé potentiel, nous collecterons des informations qui identifient, concernent, décrivent, font référence, peuvent être associées ou pourraient raisonnablement être liées, directement ou indirectement, à un consommateur ou à un dispositif particulier («informations personnelles»).

Les informations personnelles ne comprennent pas certaines informations exclues du champ d'application des lois applicables sur la confidentialité des données, telles que les :

• informations publiquement disponibles dans les dossiers gouvernementaux;
• informations dépersonnalisées ou agrégées; et les
• informations personnelles reflétant une communication écrite ou verbale d'entreprise à entreprise, qui peut avoir lieu, par exemple, entre vous et nos clients ou fournisseurs. 

Pour mener à bien nos activités et obligations en tant qu'employeur ou employeur potentiel, nous pouvons collecter, stocker et traiter les catégories suivantes d'informations personnelles dont nous avons besoin, sauf indication contraire ci-dessous, pour gérer la relation de travail avec vous et étudier votre candidature à un emploi chez Sharethrough :

En plus de ce qui précède, nous pouvons également recevoir des informations provenant de vérifications des antécédents, d'enquêtes téléphoniques et d'entretiens, y compris des informations provenant de vous ou de tiers. Ce type d'informations peut inclure les catégories ci-dessus ou d'autres catégories déterminées par le fournisseur de ces informations.

4. Utilisation des informations personnelles

Nous ne traitons vos informations personnelles que lorsque la loi applicable le permet ou l'exige, notamment lorsque le traitement est nécessaire à l'exécution de notre contrat de travail avec vous, lorsque le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale qui s'applique à nous en tant qu'employeur, pour nos intérêts légitimes ou les intérêts légitimes de tiers, pour protéger vos intérêts vitaux, ou avec votre consentement si la loi applicable l'exige.

Nous pouvons traiter vos informations personnelles à votre insu ou sans votre consentement uniquement lorsque la loi ou la réglementation applicable l'exige.

• recruiting;
• fournir ou administrer les salaires et les avantages sociaux, y compris les prestations d'assurance;
• la gestion de nos effectifs et de votre carrière;
• la prestation de programmes de formation, ainsi que la mesure et l'enregistrement des résultats de la formation;
• communiquer avec le personnel de Sharethrough;
• conserver des informations sur vos antécédents professionnels, votre rendement au travail et vos mesures disciplinaires;
• diriger et gérer les activités de l'entreprise, notamment planifier le travail, gérer l'organisation de l'entreprise, les actifs de l'entreprise, les déplacements et le remboursement des dépenses, gérer les cartes de crédit de l'entreprise et l'historique des paiements par carte, tenir à jour les répertoires de contacts de l'entreprise et les organigrammes, gérer et stocker les dossiers;
• le traitement de l'infrastructure informatique, y compris le courrier électronique, l'internet, les systèmes de médias sociaux et les partages de fichiers;
• préserver la sécurité et la sûreté de nos installations, de notre personnel et de nos autres actifs, y compris l'authentification du personnel pour accéder aux ressources et aux installations informatiques de Sharethrough, la protection contre les activités malveillantes, trompeuses, frauduleuses ou illégales et la poursuite des responsables de ces activités;
• effectuer une inspection et des vérifications des antécédents et de la conformité avant et pendant votre emploi chez Sharethrough et préserver des dossiers sur cette inspection et ces vérifications;
• fournir des programmes d'emploi tels que des services de santé sur place, des voitures de société, des régimes de retraite, des options d'achat d'actions et d'autres avantages similaires;
• pour se conformer aux exigences légales, y compris pour déclarer les accidents, les salaires et les informations fiscales aux autorités réglementaires;
• pour répondre aux demandes d'application de la loi et comme l'exige la loi applicable, l'ordonnance d'un tribunal ou les réglementations gouvernementales ;
• pour évaluer ou réaliser une fusion, un désinvestissement, une restructuration, une réorganisation, une dissolution ou toute autre vente ou transfert de tout ou partie des actifs de Sharethrough, que ce soit dans le cadre d'une poursuite d'activité ou d'une faillite, d'une liquidation ou d'une procédure similaire, dans laquelle les informations personnelles détenues par Sharethrough sur nos employés font partie des actifs transférés; 
• afin de publier votre nom, votre photo et vos coordonnées dans notre annuaire interne des employés et, pour les postes de direction, afin de publier votre biographie en ligne et pour des efforts de marketing similaires conformément aux politiques de Sharethrough; et]
• comme cela vous a été décrit lors de la collecte de vos informations personnelles ou comme cela est autrement autorisé par la loi applicable.

Sharethrough ne recueillera pas de catégories supplémentaires d'informations personnelles et n'utilisera pas les informations personnelles que nous avons recueillies à des fins matériellement différentes, non liées ou incompatibles sans vous en informer. Si nous devons traiter vos informations personnelles à des fins différentes, non liées ou incompatibles, nous vous en informerons et, si la loi l'exige, nous demanderons votre consentement. Nous pouvons traiter vos informations personnelles à votre insu ou sans votre consentement uniquement lorsque la loi ou la réglementation en vigueur l'exige.

5. Partage des données

Historique de navigation, historique de recherche, informations sur votre interaction avec un site web ou une application. La collecte de ce type d'informations complète notre politique de sécurité des informations et d'autres politiques similaires décrivant votre utilisation de nos systèmes d'information.

Les fournisseurs de services tiers peuvent inclure, sans s'y limiter, des processeurs de paie, des fournisseurs d'administration des avantages sociaux et des fournisseurs de stockage ou d'hébergement de données. Ces fournisseurs de services tiers peuvent être situés en dehors de la juridiction de votre pays.

Nous exigeons de tous nos fournisseurs de services tiers, par contrat écrit, qu'ils mettent en œuvre des mesures de sécurité appropriées pour protéger vos informations personnelles conformément à nos politiques et à toute obligation de sécurité des données qui nous est applicable en tant qu'employeur. Nous ne permettons pas à nos fournisseurs de services tiers de traiter vos informations personnelles à leurs propres fins. Nous leur permettons uniquement de traiter vos informations personnelles à des fins spécifiques conformément à nos instructions.

Nous tenons à jour une liste de prestataires de services tiers auxquels vos informations personnelles pourraient être transférées dans le cadre de votre emploi. Cette liste est disponible sur demande.

Nous pouvons également divulguer vos informations personnelles aux fins supplémentaires suivantes lorsque la loi applicable le permet ou l'exige :

• à d'autres membres de notre groupe de sociétés (y compris en dehors de votre juridiction d'origine) aux fins énoncées dans le présent Avis de confidentialité et si nécessaire pour exécuter notre contrat de travail avec vous;
• dans le cadre de nos activités régulières de rapport aux autres membres de notre groupe de sociétés;
• pour nous conformer à des obligations légales ou à des procédures légales valides telles que des mandats de perquisition, des assignations à comparaître ou des ordonnances judiciaires. Lorsque nous divulguons vos informations personnelles pour nous conformer à une obligation légale ou à une procédure judiciaire, nous prendrons des mesures raisonnables pour nous assurer que nous ne divulguons que le minimum d'informations personnelles nécessaires à l'objectif et aux circonstances spécifiques;
• pour protéger les droits et la propriété de Sharethrough;
• lors de situations d'urgence ou lorsque cela est nécessaire pour protéger la sécurité des personnes;
• lorsque les informations personnelles sont publiques;
• si un transfert d'entreprise ou un changement de propriétaire se produit et que la divulgation est nécessaire pour mener à bien la transaction. Dans ces circonstances, nous limiterons le partage des données à ce qui est absolument nécessaire et nous rendrons les données anonymes si possible; et
• À d'autres fins, avec votre consentement, lorsque celui-ci est requis par la loi.

6. Transferts de données transfrontaliers

Lorsque la loi applicable l'autorise, nous pouvons transférer les données personnelles que nous recueillons à votre sujet aux États-Unis, au Canada et dans d'autres juridictions qui peuvent ne pas être considérées comme offrant le même niveau de protection des données que votre pays d'origine, si cela est nécessaire pour exécuter notre contrat de travail avec vous et aux fins énoncées dans le présent Avis de confidentialité.

Nous avons mis en œuvre des mécanismes appropriés de protection de la vie privée, comme l'exige la loi, pour sécuriser le transfert de vos informations personnelles vers les États-Unis et d'autres juridictions.

7. Sécurité des données

Nous avons mis en œuvre des mécanismes appropriés de protection de la vie privée, comme l'exige la loi, pour sécuriser le transfert de vos informations personnelles vers les États-Unis et d'autres juridictions.

En outre, nous limitons l'accès aux informations personnelles aux employés, agents, sous-traitants et autres tiers qui ont un besoin professionnel légitime de disposer d'un tel accès.

En cas de violation d'informations personnelles, nous prendrons toutes les mesures pour y remédier, y compris pour la signaler comme l'exigent les lois et réglementations applicables, pour minimiser les effets néfastes sur vous, pour mettre fin à la situation et pour empêcher qu'elle ne se reproduise.

8. Conservation des données

Sauf autorisation ou exigence contraire de la loi ou de la réglementation applicable, nous ne conserverons vos informations personnelles que le temps nécessaire à la réalisation des objectifs pour lesquels nous les avons collectées, pour satisfaire à toute obligation légale, comptable ou de rapport, ou pour résoudre des litiges.

Sauf autorisation ou exigence contraire de la loi ou de la réglementation applicable, nous ne conserverons vos informations personnelles que le temps nécessaire à la réalisation des objectifs pour lesquels nous les avons collectées, pour satisfaire à toute obligation légale, comptable ou de rapport, ou pour résoudre des litiges. Pour déterminer la période de conservation appropriée des renseignements personnels, nous tenons compte de nos obligations légales, de la quantité, de la nature et de la sensibilité des renseignements personnels, du risque potentiel de préjudice découlant de l'utilisation ou de la divulgation non autorisée de vos renseignements personnels, des fins pour lesquelles nous traitons vos renseignements personnels et de la possibilité d'atteindre ces fins par d'autres moyens. 

Si vous êtes embauché, nous conservons généralement vos informations personnelles dans votre dossier d'employé pour la durée de votre emploi plus trois (3) ans, à moins que la loi ne nous oblige à les conserver plus longtemps. 

Si vous n'êtes pas embauché, nous conservons généralement vos informations pendant trois (3) ans après que la décision a été prise, afin de vous donner la possibilité de demander des informations sur le processus de recrutement et au cas où un poste similaire deviendrait vacant et pour lequel vous seriez un bon candidat. Nous pouvons également conserver vos informations plus longtemps afin de pouvoir démontrer, en cas d'action en justice, que nous n'avons pas exercé de discrimination à l'encontre de candidats pour des motifs interdits et que nous avons mené le processus de recrutement de manière équitable et transparente. 

Dans certaines circonstances, nous pouvons rendre vos informations personnelles anonymes afin qu'elles ne puissent plus être associées à vous. Nous nous réservons le droit d'utiliser ces données anonymes et dépersonnalisées à des fins commerciales légitimes, sans autre avis ou consentement de votre part. Une fois que vous n'êtes plus un employé de l'entreprise, nous conserverons et détruirons en toute sécurité vos informations personnelles conformément à notre politique de conservation des documents et aux lois et réglementations applicables.

9. Droits d'accès, de rectification, d'effacement et d'opposition

Il est important que les informations personnelles que nous détenons à votre sujet soient exactes et à jour.

Veuillez nous tenir informés si vos informations personnelles changent au cours de la procédure de candidature ou de votre emploi. Vous pouvez demander à consulter ou à corriger les informations personnelles que nous détenons à votre sujet. Si vous souhaitez consulter, vérifier ou corriger vos informations personnelles, veuillez nous contacter à l'adresse dataprotection@sharethrough.comci-dessous. Toute communication de ce type doit être faite par écrit.

La loi applicable peut nous autoriser ou nous obliger à refuser de vous donner accès à tout ou partie des informations personnelles que nous détenons à votre sujet, ou nous pouvons avoir détruit, effacé ou rendu anonymes vos informations personnelles conformément à nos obligations et pratiques en matière de conservation des dossiers. Si nous ne pouvons pas vous donner accès à vos informations personnelles, nous vous en indiquerons les raisons, sous réserve de toute restriction légale ou réglementaire.

10. Modifications du présent avis de confidentialité

Nous nous réservons le droit de mettre à jour cet Avis de confidentialité à tout moment, et nous vous fournirons un nouvel Avis de confidentialité lorsque nous effectuerons des mises à jour.

Si nous souhaitons utiliser vos informations personnelles précédemment collectées à des fins différentes de celles dont nous vous avons informé au moment de la collecte, nous vous fournirons un avis et, lorsque la loi l'exige, nous demanderons votre consentement, avant d'utiliser vos informations personnelles à une fin nouvelle ou sans rapport. Nous pouvons traiter vos informations personnelles à votre insu ou sans votre consentement uniquement lorsque la loi ou la réglementation applicable l'exige.

11. Nous contacter

Si vous avez des questions sur le traitement de vos informations personnelles ou si vous souhaitez faire une demande d'accès ou autre, veuillez nous contacter par l'intermédiaire de votre bureau local des ressources humaines (si vous en avez un), ou aux coordonnées ci-dessous.

Pour contacter Sharethrough (contrôleur)

Sharethrough
5455, avenue Gaspé, bureau 730
Montréal, Québec,
Canada H2T 3B3
Attn: Legal & Compliance Team
Courriel : dataprotection@sharethrough.com

Pour contacter notre délégué à la protection des données

Chantal Bernier
99 Bank Street
Suite 1420
Ottawa, Ontario K1P 1H4
Canada
+1 (613) 783-9600
Courriel : chantal.bernier@dentons.com

Pour contacter notre représentant local de l'UE

Dr. Christian Schefold
Sharethrough Inc.
Dentons GmbH
Markgrafenstraße 33
10117 Berlin, Germany
Courriel : representation.sharethrough.europe@dentons.com